Agencja opiekunek zwykle działa w formie pośrednictwa pracy - czyli jej właściciel tylko pośredniczy w zatrudnieniu niani przez konkretną rodzinę. Jest on łącznikiem między rodzicami a opiekunką. To jemu właśnie rodzice zlecają wyszukanie najlepszej niani dla ich pociechy. Zatem musisz stanąć na wysokości zadania. Jako pośrednik zwykle zarabiasz na prowizji z umowy zawieranej między tymi stronami lub na procencie od zarobków opiekunki. Możesz też funkcjonować na zasadzie agencji pracy tymczasowej. Wtedy sam zatrudniasz nianie.
Potrzebne dokumenty
Do uruchomienia agencji opiekunek potrzebny jest specjalny certyfikat. Aby go otrzymać, musisz zgłosić się do urzędu marszałkowskiego lub wojewódzkiego urzędu pracy. Tam uzyskasz wpis do specjalnego rejestru przedsiębiorstw trudniących się pośrednictwem pracy (tzw. Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia) i odpowiedni certyfikat uprawniający do prowadzenia działalności.
Koszt otrzymania tego dokumentu wynosi 200 zł. To nie koniec papierkowej roboty. O kolejny dokument niezbędny do dostępu i operowania danymi osobowymi musisz postarać się w Generalnym Inspektoracie Ochrony Danych Osobowych.
Zakładanie firmy
Zanim rozpoczniesz starania o niezbędne pozwolenia, musisz zarejestrować swoją działalność gospodarczą. Możesz to zrobić za pomocą Internetu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Tym samym zgłaszasz działalność do urzędu statystycznego, który nadaje numer REGON i do urzędu skarbowego, który nadaje NIP. Jako przedsiębiorca musisz wybrać jedną z czterech form opodatkowania: rozliczenie na zasadach ogólnych, podatek liniowy, karta podatkowa, ryczałt ewidencjonowany.
Wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej można złożyć również bezpośrednio w urzędzie gminy zgodnym z miejscem zamieszkania przedsiębiorcy. Następnie trzeba załatwić jeszcze formalności związane z ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym swoich pracowników w ZUS (masz na to 7 dni od daty rozpoczęcia działalności podanej we wniosku CEIDG). I już tylko czekasz na numery NIP i REGON oraz na potwierdzenie założenia działalności gospodarczej. Jako prężnie działający przedsiębiorca powinieneś założyć firmowe konto w banku oraz wyrobić pieczątkę. Jeśli będziesz zatrudniać pracowników (np. księgową), to nie zapomnij o swojej działalności poinformować jeszcze Państwową Inspekcję Pracy. Masz na to 30 dni.
Biznesplan to podstawa
Zanim zaczniesz załatwiać wszelkie formalności, sporządź biznesplan swojej działalności. Czyli po prostu oblicz, czy interes będzie opłacalny. Jak to zrobić? W pierwszej kolejności należy zsumować wszystkie wydatki, które trzeba będzie ponieść przy rozkręceniu biznesu (wynajem biura, kupno niezbędnego sprzętu, płace dla ewentualnych pracowników).
W drugiej kolejności należy zaplanować zyski. Oczywiście trudno je przewidzieć ze stuprocentową dokładnością, ale warto przyjrzeć się konkurencji, wypytać opiekunki o stawki i zrobić wstępną symulację. Dobrze jest także przeprowadzić rozeznanie na lokalnym rynku, porozmawiać z rodzicami na temat zapotrzebowania na tego typu usługi w twoim regionie.
Dobry personel
Największa siła twojej agencji będzie tkwiła w samych nianiach. Musisz dołożyć wszelkich starań, by wśród osób, które zatrudnisz, nie znalazły się oszustki, osoby leniwe czy zwyczajnie nielubiące dzieci. Rozpoznanie ich wcale nie jest proste. Jak więc rekrutować pracowników? Wiele profesjonalnych agencji zamieszcza na swoich stronach internetowych kwestionariusze, które wypełniają kandydatki biorące udział w rekrutacji. Znajdują się w nich nie tylko podstawowe informacje o opiekunce (np. wiek, wykształcenie, ale i stan jej zdrowia, dyspozycyjność i oczekiwania finansowe).
Kolejnym krokiem jest spotkanie z kandydatką, podczas którego obydwie strony mają okazję przedstawienia się z jak najlepszej strony. Dobrze, gdy uczestniczy w nim psycholog lub pedagog.
Niania z referencjami
Profesjonalne, doświadczone nianie mają tzw. referencje od swoich poprzednich pracodawców. Nierzadko są one ważniejsze niż miła aparycja i dobre wrażenie. Warto poprosić współpracującą z nami nianię o pokazanie pism poświadczających jej kompetencje. Warto też zrobić ich kopie, by potem zaprezentować je rodzicom, którzy poszukują opiekunki do dziecka.
Nie bez znaczenia jest wykształcenie niań. Wiele z nich to absolwentki lub studentki pedagogiki. Dobrze, gdy dodatkowo niania ma też ukończone ciekawe szkolenia lub kursy, np. potrafi grać na instrumentach klawiszowych czy dobrze zna języki obce. Ważne, by niania miała ukończony kurs pierwszej pomocy. Jeśli zauważysz, że wiele kobiet tego nie ma, to warto w swojej agencji organizować takie szkolenie (np. przy współpracy z jedną z prywatnych lecznic).
Jeśli to możliwe, zrób krótki test przyszłej pracownicy lub współpracownicy i sama poproś nianię o krótkie zaopiekowanie się twoim dzieckiem, wnukiem lub pociechą kogoś bliskiego. Dzięki temu będziesz mogła od razu sprawdzić, czy aplikująca osoba szybko nawiązuje kontakt z maluchem, jest troskliwa i cierpliwa, a może nawet wymagająca.
Zakres obowiązków
Na starcie określ konkretnie zasady, na jakich będzie działał twój biznes. Nianie muszą dokładnie znać swoje obowiązki. Zdarza się, że do obowiązków niani oprócz opieki nad dzieckiem należy też wynoszenie śmieci, robienie zakupów czy wyprowadzenie zwierzęcia na spacer. Twoja pracownica musi sama określić, czy takie zajęcia również jej odpowiadają i czy jest w stanie je wykonywać. Dla ciebie będzie to niezbędna wiedza podczas doboru odpowiedniej niani dla konkretnej rodziny. Jako profesjonalna agencja nie możesz sobie pozwolić na nieporozumienia w tym zakresie. Zadowolone muszą być obydwie strony: niania i rodzice. Pamiętaj o tym, że jako agencja odpowiadasz za skojarzenie właściwych osób.
Jak już opracujesz sobie metodę poszukiwania właściwych ludzi, których usługi będziesz oferować swoim klientom, to przychodzi czas na poszukanie lokum dla swojej działalności.
Przyjazne lokum
Do prowadzenia agencji profesjonalnych niań nie potrzebujesz eleganckiego, przestronnego biura w centrum miasta. Swobodnie możesz działać we własnym mieszkaniu, bo tak naprawdę do pracy będą ci potrzebne: telefon i komputer. A spotkania niań z rodzicami będziesz planować w mieszkaniach konkretnych rodzin.
Oczywiście, jeśli sobie życzysz i masz odłożoną gotówkę na start własnej działalności, możesz otworzyć profesjonalne biuro, w którym będziesz mogła spotkać się z rodzicami i samymi kandydatkami na nianie. Twoje biuro nie musi być wielkie, ale powinno być przytulne. Warto wydzielić w nim strefę dla dzieci (minibawialnię). Dzięki takim prostym trikom możemy wywrzeć dobre wrażenie na szukających opiekunek rodzicach.
Nie żałuj na promocję
Nie od dziś wiadomo, że aby zaistnieć na rynku, niezbędna jest odpowiednia reklama. Do promocji firmy będziesz potrzebować własnej bardzo dobrej i wysoko wypozycjonowanej w sieci strony internetowej. Dzięki tak prostemu zabiegowi rodzice poszukujący niani i same opiekunki poszukujące zatrudnienia szybko trafią właśnie do ciebie. Dlatego warto zlecić przygotowanie strony profesjonaliście. Pamiętaj, by znalazły się na niej elektroniczne formularze zgłoszeniowe zarówno dla opiekunek, jak i rodziców.
Nie bez znaczenia ciągle jest tradycyjna reklama w formie interesujących ulotek, bannerów czy spotu w lokalnym radiu. Warto zainwestować w takie formy promocji, gdyż w ten sposób nie tylko trafiamy do odbiorców, ale i nasza firma zyskuje na wiarygodności.
Pomocna franczyza
Jeśli sama nie masz oryginalnego pomysłu na utworzenie i prowadzenie atrakcyjnej agencji opiekunek, możesz zdecydować się na tzw. franczyzę. I w tej branży są duże sieci, które dadzą swoje know-how na prowadzenie biznesu i urządzą lokal zgodnie ze swoimi standardami. Dodatkowo zapewnią ci specjalistyczne szkolenie z zakresu działania agencji i prowadzenia rekrutacji współpracowników. Zajmą się też profesjonalną reklamą.
Ile zarobisz
Zarobki agencji opiekunek nie są sztywne i zależą od zleceń, jakie ta otrzymuje. Jeśli w danym miesiącu zawiera się wiele umów na spore stawki, to przychody firmy rosną. Zwykle w większym mieście w miesiącu zawiera się 20-30 umów, w mniejszym może być ich mniej - ok. 15. Są jednak okresy, w których zapotrzebowanie na opiekunki maleje, np. wakacje. Ten czas można przeznaczyć na intensywne poszukiwania nowych niań i aktualizację swojej bazy. Bo jesienią, kiedy rodzice wracają do zawodowych obowiązków i nie mają z kim zostawić swoich pociech, ruch w interesie nabiera tempa.
Kluczem do osiągnięcia sukcesu jest przemyślany sposób rekrutacji
Kinga Koronkiewicz (34 l.), właścicielka Podlaskiego Centrum Opiekunek "Opieka" w Białymstoku (woj. podlaskie):
- Impulsem do założenia agencji opiekunek do dzieci było dla mnie urodzenie syna. Kiedy po urlopie wychowawczym chciałam już wrócić do pracy, okazało się, że po prostu nie mam go z kim zostawić. Z wykształcenia jestem ekonomistką i zawsze marzyłam o własnej firmie, pomyślałam więc, że to najlepszy moment na rozpoczęcie działalności. Początki w 2005 roku to była droga przez mękę. Wszystko robiłam sama, nawet pomalowałam biuro i roznosiłam ulotki z moją ofertą do skrzynek na listy. Najtrudniej było pozyskać zaufanie klientów. Ta branża łączy się z olbrzymią odpowiedzialnością za osoby, które rekomendujemy jako opiekunki - przecież rodzice powierzają obcej sobie osobie swój największy skarb! Wymyśliłam więc złożony proces rekrutacyjny: z kandydatkami na nianie prowadzimy rozbudowane rozmowy kwalifikacyjne, wymagamy referencji i każdorazowo je sprawdzamy. Z czasem poszerzyłam ofertę firmy o opiekunki do osób starszych, a od dwóch lat, dzięki dofinansowaniu z Unii Europejskiej, prowadzimy bezpłatne szkolenia, dzięki którym kwalifikacje opiekunek zdobyło już ponad 200 pań.
KOSZTY
Koszty inwestycji
wynajem lokalu (na rok)36 tys. zł
wyposażenie firmy ok. 3 tys. zł
reklamaok. 2 tys. zł
Razem:41 tys. zł
Koszty miesięczne (mniejsza miejscowość):
wynajem lokalu ok. 3 tys. zł
pensja jednego pracownika ok. 2,5 tys. zł netto
opłaty stałe (m.in. ZUS za siebie i jednego pracownika)ok. 2 tys. zł
Razem:7,5 tys. zł
DOCHÓD
w mniejszej miejscowości
przychody miesięczne (przy zawarciu 30 umów) ok. 15 tys. zł
dochód przed opodatkowaniem ok. 7,5 tys. zł
dochód po opodatkowaniu (podatek liniowy 19 proc.) ok. 6 tys. zł
zarobki
Przykładowe miesięczne zarobki netto za godzinę
w dużym mieście 20 zł
w mniejszej miejscowości 10 zł
