EZD RP: koniec papierowych teczek w urzędach

Administracja publiczna na coraz większą skalę wdraża EZD RP, czyli Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją. System jest rozwijany przez NASK we współpracy z Ministerstwem Cyfryzacji. Już od 1 stycznia 2028 roku wszystkie jednostki administracji publicznej będą zobowiązane do korzystania z tego typu systemów. Dla urzędów oznacza to dużą zmianę organizacyjną, ale i wielkie ułatwienia, a dla obywateli – szybszą i wygodniejszą obsługę spraw.

Czym jest EZD RP?

EZD RP to system, który pozwala urzędom prowadzić dokumentację w formie elektronicznej. Zamiast do segregatorów czy tradycyjnych archiwów, dokumenty trafiają do systemu teleinformatycznego, a zasób archiwalny – do ADE, czyli Archiwum Dokumentów Elektronicznych.

Urzędnicy dzięki temu mogą szybciej rejestrować pisma, przekazywać dokumenty między działami i sprawdzać historię danej sprawy. Wszystkie informacje są dostępne i przechowywane w bezpiecznej chmurze rządowej.

System został przygotowany przede wszystkim dla administracji publicznej – korzystają z niego już ministerstwa, urzędy, szkoły czy instytucje państwowe. EZD RP jest na tyle elastyczny, że mogą wdrażać go zarówno małe instytucje, jak biblioteki czy przedszkola, jak i wielkie organy, takie jak ministerstwa czy liczące kilka tysięcy pracowników oddziały KRUS.

Mniej formalności dla obywateli

Dla obywateli zmiana ma oznaczać mniej formalności i krótszy czas oczekiwania na decyzje. Dzięki integracji EZD RP z ePUAP i e-Doręczeniami coraz więcej spraw będzie można załatwić przez internet, bez konieczności wizyty w urzędzie. System będzie pozwalał również łatwiej sprawdzić, na jakim etapie jest nasza sprawa. To oznacza koniec z jeżdżeniem po różnych urzędach i przekazywaniem stosu wniosków do osobnych okienek.

Korzyści także dla urzędników

System ma usprawnić także codzienną pracę administracji. EZD RP pomaga porządkować dokumenty, przypomina o terminach i umożliwia jednoczesną pracę kilku osób nad jedną sprawą. Znikną przestoje w procedowaniu sprawy spowodowane nieobecnością pracownika. W przyszłości pojawią się również rozwiązania wykorzystujące sztuczną inteligencję - system będzie współpracował z polskim modelem AI PLLuM, który może wspierać w wyszukiwaniu informacji czy przygotowywaniu projektów pism.

Cyfrowy obieg dokumentów znacznie obniży też koszty związane z drukiem i przechowywaniem papierowej dokumentacji. To koniec ze stosami dokumentów, archiwami, segregatorami i kserowaniem setek stron czy wypełnianiem wiele razy tych samych wniosków.

Tysiące urzędów już korzysta

Z EZD RP korzysta obecnie już ponad 2800 instytucji i ponad 150 tysięcy użytkowników. Wśród nich są m.in. ministerstwa, Kancelaria Sejmu, Najwyższa Izba Kontroli czy KRUS. Kolejne urzędy są w trakcie wdrażania systemu. Projekt jest współfinansowany z Krajowego Planu Odbudowy, a jego wartość to blisko 200 mln złotych.

Zmiana sposobu pracy

Choć cyfryzacja administracji postępuje szybko, dla wielu urzędników przejście z papieru na system elektroniczny jest dużą zmianą. Dlatego wdrożenie EZD RP odbywa się stopniowo, a NASK – prócz tego, że udostępnia bezkosztowo infrastrukturę czyli chmurę, w której funkcjonuje EZD RP, to zapewnia także szkolenia dla pracowników i wsparcie techniczne i merytoryczne.

Więcej informacji o projekcie: ezdrp.gov.pl/kpo