W przypadku najmniejszych firm można samodzielne prowadzić księgowość i nie trzeba mieć do tego specjalnych uprawnień. Pozwala to zaoszczędzić na wydatkach na księgowego. Jeśli jednak nie mamy wiedzy o prowadzeniu księgowości, musimy zainwestować w odpowiedni program komputerowy. Programy do samodzielnej księgowości są dostępne w internecie.
Wady i zalety
Początkujący przedsiębiorca musi wiele czasu poświęcić prowadzeniu biznesu. Czy w takiej sytuacji warto zaprzątać sobie jeszcze głowę papierami i poświęcać czas na rozliczenia?
Można oszczędzić na płaceniu profesjonaliście za usługi, jednak warto wiedzieć, że w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych miesięczny wydatek na usługi biura rachunkowego to ok. 200 zł netto.
Pamiętajmy też, że profesjonalni księgowi biorą odpowiedzialność za prawidłowość rozliczeń i są ubezpieczeni od ewentualnych błędów. Przy samodzielnej księgowości trzeba wiedzieć, co się robi i być na bieżąco z przepisami. Jeśli nie czujemy się na siłach, nie ryzykujmy.
Zakres czynności, które należy wykonać, zależy od rodzaju prowadzonej działalności, od tego, czy zatrudniamy pracowników, czy mamy samochód służbowy, czy prowadzimy obrót towarami z zagranicy, a nawet od tego, czy firma produkuje odpady dużej wielkości. Szczegółowy poradnik, w którym można ustalić konkretne obowiązki księgowe dostępny jest na rządowych stronach biznes.gov.pl.
Kiedy to się opłaca
Samodzielne prowadzenie księgowości warto rozważyć, gdy nie zatrudniamy pracowników, firma nie jest płatnikiem VAT, przeprowadza stosunkowo niewiele transakcji miesięcznie i rozlicza się z urzędem skarbowym w najprostszy sposób, czyli za pomocą Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR). To prosta ewidencja zdarzeń gospodarczych w firmie, służąca do wyliczenia wysokości zaliczek na podatek dochodowy w przypadku firm opodatkowanych na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym.
Nie ma jednego wzorca takich dokumentów i można je przygotować samodzielnie. Najczęściej robi się to jednak przy pomocy programów do fakturowania i samodzielnego prowadzenia księgowości online.
Pamiętajmy, że zgodnie z przepisami na 2021 rok przekroczenie progu 2 mln euro przychodów w ciągu roku (czyli ponad 8 mln zł) oznacza obowiązek przejścia na pełną księgowość, także w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.
Jak wybrać program
Z raz wybranego programu nie tak łatwo zrezygnować, gdy mamy w nim archiwum rozliczeń. Program powinien być łatwy w obsłudze, często aktualizowany, z zapewnionym wsparciem przy jego wdrożeniu, bieżącym korzystaniu i rozliczeniach. Powinien umożliwiać wystawianie faktur, wysyłanie deklaracji podatkowych czy generowanie Jednolitych Plików Kontrolnych, wymaganych przez Ministerstwo Finansów. Lista funkcji może być o wiele dłuższa. Nie warto jednak przepłacać za zbędne opcje.
Darmowe systemy do prowadzenia księgowości to zwykle ograniczone lub testowe wersje programów płatnych. Są rzadziej aktualizowane i mogą być więc niezgodne z obowiązującymi przepisami. Na szczęście nie zawsze - z modułu fakturowania na platformie e-Księgowość w PKO Banku Polskim można korzystać bezpłatnie. Mamy tu fakturowanie bez limitu, korzystanie z pakietu Optymalnego do samodzielnej księgowości przez pierwsze 3 miesiące i prowadzenie KPiR oraz Ewidencji Przychodów - automatycznie wyliczymy zobowiązania podatkowe, wygenerujemy deklaracje i prześlemy je do Urzędu Skarbowego. Więcej informacji o e-Księgowości można znaleźć na stronie: www.pkobp.pl/firmy/konta/eksiegowosc/
W PKO Banku Polskim więcej wsparcia dla firm
Na przedsiębiorców, którzy założą PKO Konto Firmowe lub PKO Konto Firmowe Premium, czeka wiele narzędzi, które usprawniają prowadzenie firmy. Jednym z nich jest terminal płatniczy w programie Polska Bezgotówkowa – pieniądze od klientów trafią bezpośrednio na konto przedsiębiorcy. Ponadto można - całkowicie online, bez użycia czytnika i karty kryptograficznej - skorzystać z e-podpisu kwalifikowanego mSzafir oraz finansowania faktur – PKO Bank Polski może sfinansować faktury do 100 proc. ich wartości.
O tym koniecznie pamiętajmy!
Jednym z podstawowych obowiązków przedsiębiorców jest prowadzenie, comiesięczne drukowanie i przechowywanie przez co najmniej 5 lat ksiąg, by kontrolerzy skarbowi mogli do nich w każdej chwili zajrzeć. Przy samodzielnym prowadzeniu księgowości trzeba pamiętać o wystawianiu i gromadzeniu faktur, prowadzeniu ewidencji wyposażenia czy środków trwałych, ewidencjonowaniu przebiegu samochodu służbowego na potrzeby VAT i podatku dochodowego, a także comiesięcznym odprowadzaniu zaliczek na podatek dochodowy, składek ZUS i VAT.
PARTNEREM MATERIAŁU JEST PKO BANK POLSKI
Podcasty
Playlisty tematyczne
