1. Teren: najpierw miejsce, potem cała reszta
Zanim wydacie pieniądze, obejrzyjcie teren. Najlepiej zróbcie to dwa razy. Zimą, gdy nie ma śniegu, łatwiej dostrzec nierówności terenu i miejsca, w których po deszczu zbiera się woda. Wiosną, gdy trawa odrośnie, łatwiej ocenić, jak ogród będzie wyglądał w dniu wesela.
Sprawdźcie przede wszystkim cztery rzeczy:
- czy teren jest w wystarczająco i czy po ulewie nie robi się na nim błoto,
- czy samochód z cateringiem i sprzętem dojedzie blisko miejsca przyjęcia,
- skąd doprowadzicie prąd dla zespołu, oświetlenia i lodówek,
- gdzie staną toalety i gdzie goście zaparkują samochody.
Jeśli teren nie należy do was ani do rodziców, poproście właściciela o pisemną zgodę na wesele w wybranym terminie. Warto też wcześniej porozmawiać z sąsiadami. Muzykę do późnej nocy łatwiej przyjmą, gdy wiedzą o niej z wyprzedzeniem.
2. Lista gości, czyli wielkość zadaszenia
Wielkość namiotu wynika z listy gości, a nie odwrotnie. Dlatego nawet wstępna lista bardzo się przyda już zimą. Producenci podają zwykle dwie wartości: liczbę miejsc stojących i siedzących. Różnica jest spora. Namiot o wymiarach 5 × 10 m, czyli 50 m², pomieści 75–100 osób stojących albo 50–65 osób przy stołach.
Na weselu goście siedzą, a oprócz stołów potrzebne jest miejsce na parkiet, stół pary młodej, słodki bufet i zespół. Przy liczeniu dodajcie więc zapas. Przy 60 gościach jeden namiot 5 × 10 m nie zmieści wszystkiego. Rozwiązaniem bywa większy namiot albo dwa mniejsze. W jednym stoją stoły, a w drugim jest parkiet i bufet.
3. Wynajem czy zakup?
Firmy wynajmujące namioty mają w sezonie dużo zleceń. Wolne soboty od czerwca do września szybko znikają z kalendarzy. O dostępność warto więc zapytać jeszcze zimą, a nie dopiero w maju.
Zakup się sprawdzi w rodzinach, które planują więcej uroczystości. Mogą to być komunia, osiemnastka albo okrągła rocznica ślubu rodziców. Własny namiot imprezowy przyda się wtedy kilka razy, a gdy przestanie być potrzebny, można go odsprzedać. W sklepach z wyposażeniem eventowym, na przykład w NamiotPro, przy wielu modelach podawana jest liczba miejsc stojących i siedzących. Łatwiej wtedy dobrać rozmiar do listy gości.
Przy zakupie zwróćcie uwagę na materiał. Namioty z PE są lżejsze i tańsze, dlatego sprawdzą się przy okazjonalnym użyciu w dobrą pogodę. Modele z PCV mają zwykle grubsze poszycie i zgrzewane szwy, a część z nich producenci oznaczają jako trudnopalne. Lepiej znoszą deszcz i częste rozkładanie, ale są cięższe w transporcie.
Pamiętajcie też, że przy wynajmie montaż często wykonuje firma. Przy zakupie rozkładacie namiot sami, więc trzeba wcześniej umówić kilku pomocników. Zastanówcie się też, gdzie przechowacie namiot po weselu. Przykładowo jeden z namiotów 5 × 10 m z PCV dostarczany jest w sześciu paczkach, a najdłuższe z nich mają prawie dwa metry. Do transportu przyda się większe auto, a na przechowanie trzeba znaleźć miejsce w garażu albo piwnicy.
4. Stoły, krzesła i podłoga
Gdy znacie wielkość namiotu, narysujcie prosty plan na kartce w kratkę. Przy stole jedna osoba potrzebuje około 60 cm szerokości blatu. Między rzędami krzeseł zostawcie co najmniej metr. Kelnerzy i goście muszą swobodnie przejść, także z pełnymi talerzami.
Najczęściej wybiera się jeden z dwóch układów. Długie stoły biesiadne pasują do swobodnego wesela w ogrodzie i mieszczą więcej osób na tej samej powierzchni. Okrągłe stoły ułatwiają rozmowę i dobrze wyglądają na zdjęciach, ale zajmują więcej miejsca.
Nie zapominajcie o podłodze. o deszczu trawnik szybko staje się grząski, a obcasy zapadają się w miękką ziemię. Twarda podłoga, choćby pod parkietem i bufetem, może wydawać się zbędnym wydatkiem. Zwykle jednak tylko do pierwszej ulewy.
Na tym etapie zaplanujcie też światło i prąd. Zespół, lodówki, ekspres do kawy i oświetlenie potrzebują sporo prądu, a jeden przedłużacz z domu rzadko wystarczy. Podłączenie najlepiej zaplanować z elektrykiem. Kable trzeba poprowadzić tak, żeby nikt się o nie nie potknął. Gdy w ogrodzie nie ma dostępu do prądu, trzeba wcześniej zarezerwować agregat i ustawić go z dala od stołów, żeby jego szum nie zagłuszał rozmów.
5. Plan na deszcz, wiatr i chłodny wieczór
Pogody w lipcu nie da się zaplanować w styczniu. Można jednak przygotować się tak, żeby deszcz nie zepsuł zabawy. Namiot powinien mieć ściany boczne, najlepiej z oknami. Przy ładnej pogodzie część z nich można zdjąć, a przy deszczu zapiąć wszystkie.
Namiotu nie stawia się pod wysokimi drzewami ani w zagłębieniu terenu, w którym zbiera się woda. Konstrukcję trzeba dobrze zakotwić w ziemi albo obciążyć. Nawet krótki, silny podmuch wiatru potrafi poderwać źle przymocowany dach.
Warto pomyśleć także o ogrzewaniu. Po zachodzie słońca nawet w sierpniu robi się chłodno, a starsi goście docenią ciepło przy stołach. Przy nagrzewnicach trzeba stosować się do zaleceń producenta dotyczących wentylacji, miejsca ustawienia i odległości od poszycia namiotu.
6. Ostatni miesiąc: montaż, próba i sprzątanie
Namiot najlepiej rozstawić dzień lub dwa przed weselem. Zostanie wtedy czas na ustawienie stołów i dekoracje. Można też wieczorem sprawdzić, czy oświetlenie wystarcza po zmroku.
Ustalcie wcześniej, kto zajmie się demontażem. Następnego dnia po weselu mało kto ma na to siłę. Mokrego namiotu nie należy jednak zostawiać złożonego w workach. Przed spakowaniem poszycie musi dokładnie wyschnąć, inaczej szybko pojawi się pleśń.
Zima to dobry moment na decyzje, których latem nie da się szybko nadrobić. Gdy teren, liczba gości i zadaszenie są już ustalone, reszta przygotowań idzie znacznie spokojniej. Dzięki temu wesele w plenerze może się udać nawet przy kapryśnej pogodzie.
Podcasty
Playlisty tematyczne
