Jak e-pieczęć usprawnia pracę przedsiębiorstwa

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna, czyli e-pieczęć, zawiera wszystkie potrzebne informacje o firmie, które znajdują się na tradycyjnej pieczątce do stemplowania dokumentów. W przeciwieństwie do podpisu elektronicznego mogą z niej korzystać wyłącznie instytucje lub osoby prowadzące działalność gospodarczą. Jej niewątpliwą zaletą jest to, że można nią opatrzyć bardzo dużo dokumentów naraz. Zabezpiecza przed fałszowaniem i pozwala zaoszczędzić na zakupie artykułów biurowych, jak tusz do drukarki czy papier. Korzystanie z e-pieczęci staje się standardem w wielu firmach bez względu na ich wielkość i rodzaj prowadzonej działalności. Dowiedz się, jak możesz wykorzystać ją w praktyce.

E-pieczęć w codziennej papierologii

W zależności od tego czy korzystasz z usług, czy jesteś ich wykonawcą, dzięki e-pieczęci możesz znacznie przyspieszyć procesy związane z wystawianiem i odbieraniem faktur. Wystarczy, że wystawisz i opieczętujesz fakturę elektroniczną, najczęściej występującą w formacie XML lub PDF. Dokument taki będzie tak samo ważny, jak tradycyjna papierowa faktura, za to wystawisz go znacznie sprawniej niż fakturę standardową i całkowicie bezpiecznie. Co więcej, pieczęć elektroniczna umożliwi ci stemplowanie wielu faktur jednocześnie, praktycznie jednym kliknięciem.

E-pieczęci użyjesz też przy wszelkich innych dokumentach firmowych, jak rachunki, oferty  handlowe, regulaminy czy potwierdzanie dostaw. W praktyce możesz z niej skorzystać w przypadku wszystkich dokumentów, które do tej pory stemplowałeś tradycyjną pieczątką, pod warunkiem,  że będą wystawione w formie elektronicznej.

E-pieczęć a Krajowy System e-Faktur

Od 1 lipca 2024 r. firmy rozliczające VAT będą miały obowiązek korzystania z internetowej platformy KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur). Warto już teraz zapoznać się z warunkami korzystania z KSeF, żeby to wdrożenie faktycznie służyło usprawnieniu prowadzonego biznesu. I tu znów wracamy do pieczęci elektronicznej, za pomocą której w prosty i szybki sposób uwierzytelnisz się w systemie, wskażesz  osoby upoważnione i sposób, w jaki będziesz chciał autoryzować faktury.

Więcej informacji znajdziesz na stronach: www.elektronicznypodpis.pl/.

Partnerem materiału jest

i