EZD – elektroniczne zarządzanie dokumentacją – to oprogramowanie służące do pełnej cyfryzacji obiegu pism, spraw i dokumentów. Oznacza to, że w znacznej większości pożegnamy się z papierowym obiegiem dokumentów i przejdziemy na cyfrową obsługę spraw. Dzieje się tak dzięki EZD RP. NASK udostępnia ten system za darmo i zapewnia pomoc w jego wdrożeniu – dzięki funduszom z KPO szkoli pracowników i przeprowadza przez proces zapoznawania się z systemem bez dodatkowych kosztów.
Zalety cyfryzacji
Pisma, opinie, pieczątki i teczki przenoszone lub przesyłane od jednych urzędników do drugich… Tak niestety wygląda tradycyjne procedowanie spraw. EZD RP umożliwia przeniesienie całości procesów do cyfrowego świata i chmury. Dzięki EZD RP pracownicy administracji mogą rejestrować pisma, prowadzić, przekazywać, udostępniać i współdzielić akta między komórkami organizacyjnymi oraz przechowywać ich historię w jednym systemie. Słowem: EZD RP oznacza porządek w dokumentach, bardziej efektywną pracę i stały dostęp do informacji. Nic nie zostanie zniszczone ani zagubione.
System współpracuje z innymi platformami, które już w Polsce z powodzeniem działają m.in. z systemem e-Doręczeń, ePUAP oraz Krajowym Systemem e-Faktur. Dzięki temu dokumenty są automatycznie przyjmowanie i wysyłane, zarówno pomiędzy instytucjami publicznymi, jak i w kontaktach z obywatelami oraz przedsiębiorcami.
System już działa!
Już teraz z systemu EZD RP korzysta ponad 3000 instytucji i ponad 160 tys. osób. Wśród nich znajdują się m.in. Ministerstwo Przemysłu, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, Kancelaria Sejmu, Najwyższa Izba Kontroli oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS), ale także mniejsze instytucje, jak przedszkola, urzędy gminne czy biblioteki. Z rozwiązania korzystają liczne jednostki rządowe, państwowe i samorządowe. Ponad 1500 kolejnych instytucji jest w trakcie wdrażania systemu.
Od 1 stycznia 2028 r. planowane jest wdrożenie obowiązku, aby każda jednostka administracji publicznej była zobowiązana do stosowania systemu klasy EZD.
Upowszechnianie i wdrożenia EZD RP są współfinansowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO).
Jak zyskasz na wprowadzeniu EZD RP?
Systemowi EZD RP będziemy zawdzięczać szybsze załatwienie spraw urzędowych. Więcej będziemy mogli zrobić online, m.in. dzięki integracji systemu EZD RP z e-Doręczeniami i ePUAP.
Bardzo ważne jest bezpieczeństwo. Wszystkie dane przechowywane są w bezpiecznej chmurze rządowej, co zwiększa ich ochronę i umożliwia centralne zarządzanie aktualizacjami.
- W ramach projektu strategii cyfryzacji państwa dążymy do tego, żeby rok 2035 był rokiem, kiedy wszystkie sprawy urzędowe załatwimy elektronicznie. I w tym kierunku idzie nasze państwo. Na przykład, kiedy chcę wyciąć drzewo ze swojej działki, czyli pozyskać pozwolenie, to już nie muszę iść do urzędu. Mogę zrobić to przez usługę elektroniczną, która jest świadczona w moim urzędzie – wyjaśnia Magdalena Sawicka, dyrektorka Pionu Wdrożeń EZD NASK.
Korzyści dla urzędów
Po wdrożeniu EZD RP urzędy zyskają:
- Obieg dokumentów będzie szybszy i łatwiejszy. W razie choroby czy urlopu urzędnika nie będzie przestojów w obsłudze sprawy.
- Transparentność – uprawniony pracownik instytucji ma możliwość podglądu, na jakim etapie znajduje się dana sprawa. Każdy dokument zostawia cyfrowy ślad.
- Wsparcie sztucznej inteligencji - EZD RP współpracuje z polskim modelem sztucznej inteligencji PLLuM, współtworzonym przez NASK. AI pomoże w automatyzacji procesów administracyjnych, wesprze urzędników w wyszukiwaniu informacji czy tworzeniu projektów pism.
- System jest zintegrowany z e-Doręczeniami i ePUAP, a także z Archiwum Dokumentów Elektronicznych, więc coraz więcej spraw będzie można załatwić online.
- Instytucja, która wdraża system, może go dostosować do własnych potrzeb, bo EZD RP jest elastyczny.
- Brak konieczności przeszukiwania archiwów papierowych – dokumenty dostępne są w chmurze.
- Obniżenie kosztów - znika konieczność drukowania dokumentów, więc spadają koszty pracy urzędów. Możliwość przechowywania archiwalnych dokumentów w postaci cyfrowej sprawia, że nie potrzeba miejsc do przechowywania ton papierów.
Więcej informacji o projekcie: ezdrp.gov.pl/kpo
Podcasty
Playlisty tematyczne
