Oszczędność czasu, pieniędzy i korzyść dla klimatu

Badanie przeprowadzone przez McKinsey (firmę doradztwa strategicznego) pokazało, że w przypadku 84 proc. firm, które przeszły na tryb paperless, zwrot z inwestycji uzyskano w czasie krótszym niż 18 miesięcy. Obsługa papierowych dokumentów nie kończy się przecież na samym drukowaniu – często taki dokument jest podpisywany, pakowany w kopertę, a następnie wysyłany kurierem lub pocztą. Jego papierowa kopia jest dodatkowo archiwizowana i fizycznie przechowywana. A biorąc pod uwagę istniejące wymogi prawne, często takie dokumenty latami są trzymane w archiwach, co stanowi kolejny koszt dla przedsiębiorcy.

Drukowanie dokumentów w firmie to konkretne koszty, związane z:

•            zakupem papieru do drukowania umów, aneksów, ofert itd.,

•            zakupem kopert, segregatorów, kartonów potrzebnych do wysyłki i magazynowania dokumentacji,

•            eksploatacją drukarek - naprawą urządzeń, wymianą tonerów,

•            opłatami pocztowymi i kurierskimi,

•            czasem spędzonym w kolejkach do urzędów, przeznaczonym na pakowanie dokumentów oraz oczekiwaniem na dostarczenie dokumentacji,

•            zarządzaniem potencjalną utratą dokumentów.

Paperless sprawia, że nie drukujesz dokumentu, nie musisz go wysyłać w kopercie, ani archiwizować w formie papierowej. W sprawnym przejściu do trybu paperless szczególnie pomocny jest kwalifikowany podpis elektroniczny, który ma taką samą moc prawną jak podpis odręczny składany na papierowym dokumencie.

Skorzysta księgowość, administracja i kadry

Firmy odchodzą od tradycyjnego sposobu archiwizowania dokumentów, bo każdy przedsiębiorca, który uważnie liczy koszty wie, że rezygnacja z papieru pozwala na realne oszczędności. Im szerzej w firmie wprowadzisz ideę paperless, tym większe korzyści osiągniesz.

Elektroniczna forma dokumentów pozwala na elastyczny dostęp do firmowej dokumentacji, obniżenie kosztów i ochronę danych. Wykorzystanie w e-archiwizacji rozwiązań chmurowych ułatwia zarządzanie dokumentami i podnosi bezpieczeństwo. Przyspieszenie procesu zawierania umów z partnerami i kontrahentami, wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur i wykorzystanie e-podpisu w sprawach kadrowych, zauważalnie poprawiają produktywność przedsiębiorstwa. Pomaga to także w budowaniu wizerunku firmy nowoczesnej i ekologicznie odpowiedzialnej. To ważne, bo w wyborach konsumenckich działanie z troską o środowisko staje się coraz istotniejszym kryterium i może być dla firmy wartościowym źródłem przewagi konkurencyjnej.

Zacznij od digitalizacji dokumentów takich, jak:

•            umowy i aneksy,

•            faktury zakupowe i sprzedażowe,

•            certyfikaty,

•            regulaminy,

•            agendy szkoleń i konferencji,

•            medyczne badania okresowe pracowników,

•            ewidencje czasu pracy,

•            protokoły przekazania i zwrotu sprzętu,

•            dokumentacja płacowa,

•            wnioski urlopowe,

•            podania,

•            formularze podatkowe (np. PIT, VAT),

•            sprawozdania finansowe,

•            rozliczenia delegacji.

Paperless – inwestycja która się opłaca

Sprawdź jak twoja firma może skorzystać na decyzji o wyeliminowaniu papieru. Najszybciej zauważysz zmiany w tych obszarach:

·       redukcja kosztu usług pocztowych i kurierskich – pomożesz też środowisku przez ograniczenie wykorzystania środków transportu generujących emisję dwutlenku węgla,

·       redukcja kosztów zakupu papieru i innych artykułów biurowych,

·       ograniczenie ilości odpadów związanych tworzeniem dokumentacji papierowej,

·       ograniczenie kosztów eksploatacji drukarek,

·       redukcja zużycia energii,

·       oszczędność czasu niezbędnego na przygotowanie, wysyłanie dokumentacji oraz oczekiwanie na odpowiedź,

·       większa elastyczność w projektowaniu procesów przyjaznych klientom w myśl zasady: szybciej, łatwiej, wygodniej,

·       podniesienie bezpieczeństwa obiegu dokumentów, uproszczenie ich przepływu oraz zwiększenie poziomu ich dostępności,

·       eliminacja papierowej administracji w firmie.

Więcej informacji o tym JAK CYFRYZOWAĆ FIRMĘ Z MYŚLĄ O ŚRODOWISKU? znajdziesz w Przewodniku dla przedsiębiorców dbających o (dobry) klimat, opracowanym przez Fundację Cyberium, który dostępny jest do pobrania tutaj.

"Publikacja jest częścią kampanii edukacyjnej "Jak cyfryzować z myślą o środowisku?” prowadzonej przez Fundacji KIR na rzecz Rozwoju Cyfryzacji Cyberium."