Digitalizacja to proces polegający na wdrożeniu bezpiecznych cyfrowych rozwiązań we wszystkich obszarach działalności firmy. Cyfryzacja umożliwia nie tylko odejście od dokumentów papierowych i automatyzację procesów wewnątrz organizacji, ale również efektywniejsze wykorzystanie zasobów naturalnych. Podstawowym narzędziem sprawnej cyfryzacji w firmie jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Pozwala on na szybką i łatwą digitalizację działań związanych z obiegiem dokumentów bez konieczności ponoszenia dużych inwestycji. Różne warianty podpisu: w wersji standardowej, z użyciem karty i czytnika oraz mobilnej, np. mSzafir od KIR, pozwalają przedsiębiorcom elastycznie dostosować rozwiązanie do konkretnych potrzeb organizacji. Digitalizacja jest działaniem które przyczynia się do ochrony środowiska, przeciwdziała zmianom klimatycznym, a dodatkowo ułatwia oszczędność energii, czasu i pieniędzy. Podejście ekologiczne i cyfryzacja zasobów pozwala firmom budować silną pozycję rynkową, umacniać przewagę konkurencyjną oraz podnosić efektywność. Jest również sposobem na szybsze i zwinne reagowanie na potrzeby rynku oraz na wprowadzanie innowacyjnych rozwiązań. Dzięki digitalizacji firmy mają szansę się wyróżniać, kreować nowe trendy, przyciągać i zatrzymać w organizacji nie tylko wartościowych pracowników, ale również kluczowych klientów. Wykorzystanie cyfrowych narzędzi usprawnia zarządzanie biznesem, ułatwia dostęp do kluczowych danych w dowolnym czasie, a także zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa.
Każdy właściciel firmy korzysta z bankowości elektronicznej. Jak realizować opłaty administracyjne tą drogą?
Dzięki bankowości internetowej wykonywanie przelewów jest szybkie i bezpieczne. Wraz z rachunkiem bankowym, banki udostępniają przedsiębiorcom dodatkowe usługi, które automatyzują płatności i pozwalają na lepsze zarządzanie finansami. Dzięki systemom płatności online, przedsiębiorcy mogą wykonywać przelewy natychmiastowe oraz realizować transakcje w pełni zdalnie chociażby zakupy internetowe czy opłacanie rachunków faktur czy opłat celnych lub skarbowych. Przykładem takiego rozwiązania jest system Paybynet. To jedyna na rynku usługa szybkich płatności internetowych, która – poza obsługą standardowych transakcji kupna-sprzedaży internowej- umożliwia regulowanie online opłat administracyjnych i generowanie Elektronicznego Poświadczenia Opłaty. Przedsiębiorca dzięki usłudze Paybynet w szybki i łatwy sposób zapłaci PIT, CIT, VAT oraz podatek od czynności cywilno-prawnych czy spadków i darowizn, jak również opłaci mandat. Wykorzystanie usługi Paybynet poprawia szybkość obsługi płatności, a tym samym przyspiesza tempo rozpatrywania spraw i wydawania decyzji administracyjnych. Dzięki temu rozwiązaniu przedsiębiorcy oszczędzają czas, działają sprawniej, rzadziej korzystają z transportu, co ma korzystny wpływ na ochronę środowiska.
Czy każdy właściciel firmy powinien mieć podpis elektroniczny? Do czego taka usługa jest potrzebna?
Podpis elektroniczny jest narzędziem, które w ogromnym stopniu ułatwia prowadzenie biznesu. Dziś trudno sobie wyobrazić nowoczesną firmę, która się nim nie posługuje, zwłaszcza, że w niektórych sytuacjach jest to wręcz niezbędne. Od 2001 roku każda osoba fizyczna i przedsiębiorca może używać e-podpisu w komunikacji z ZUS, US czy urzędami administracji publicznej. Zastosowanie podpisu elektronicznego w działalności gospodarczej jest praktycznie nieograniczone. Elektroniczne podpisywanie umów z klientami, e-dokumentacja HR , zakładanie działalności gospodarczej, składanie sprawozdań finansowych, podpisywanie plików JPK, składanie ofert, uczestniczenie w postępowaniach i aukcjach elektronicznych na obszarze kraju i zagranicy, to tylko niektóre z tych możliwości. Podpis kwalifikowany pozwala na podpisywanie dokumentów elektronicznych, w dowolnym miejscu i czasie, co jest tanie i wygodne oraz pozwala zaoszczędzić czas przedsiębiorcy. Odpada drukowanie, ręczne podpisywanie dokumentów, kopiowanie i archiwizacja, zapominamy o kopertach, wysyłkach i kosztach jakie to generuje, a dodatkowo chronimy nasze zasoby naturalne.
Czym różni się elektroniczna identyfikacja od podpisu elektronicznego i w jakich okolicznościach można z tych rozwiązań skorzystać?
Podpis kwalifikowany to podpis elektroniczny, który ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny. Jest on poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, który umożliwia weryfikację osoby składającej podpis. E-podpis ułatwia elektroniczny obieg dokumentów w kontaktach wewnętrznych i zewnętrznych. Użyjemy go wszędzie tam, gdzie wymagana jest forma pisemna dokumentu, a więc min. do podpisywania faktur, przedłużania i podpisywania umów, aneksów, dokumentacji pracowników, a także przy autoryzacji płatności. Dzięki podpisowi elektronicznemu czynności te wykonamy zdalnie i szybko – bez angażowania poczty kurierskiej czy wysyłania wrażliwych dokumentów pocztą tradycyjną.
Natomiast elektroniczna identyfikacja to usługa o innym przeznaczeniu i innej funkcji. Łatwo można to wyjaśnić na przykładzie mojeID. Jest to bezpieczna i wygodna metoda zdalnego potwierdzenia tożsamości z wykorzystaniem bankowości elektronicznej. Oznacza to, że weryfikacja tożsamości osoby fizycznej odbywa się online, w oparciu o dane, które zostały wcześniej potwierdzone przez bank, którego jesteśmy klientem.
Rozwiązanie to pozwala w sposób zdalny załatwić formalności, które do tej pory wymagały od nas fizycznej obecności , czyli najczęściej wizyty z dokumentem tożsamości w punkcie obsługi klienta. Dzisiaj, dzięki usłudze mojeID, aby potwierdzić tożsamość i np. sfinalizować umowę z danym usługodawcą nie musimy już osobiście stawiać się w urzędzie, u ubezpieczyciela, dostawcy energii, placówce medycznej czy firmie telekomunikacyjnej, gdyż wszystkie te czynności zrealizujemy zdalnie, z dowolnego miejsca i w dogodnym dla siebie czasie.
Ochrona środowiska w firmie to jednocześnie ograniczenie wydatków w przedsiębiorstwie. Jak to osiągnąć?
Odpowiedzią na to pytanie jest wdrożenie koncepcji paperless w organizacji. Paperless pozwala na stopniowe eliminowanie papieru z firm, a tym samym na ograniczenie kosztów związanych z jego zakupem, przetwarzaniem i archiwizacją. Przekłada się to również na ograniczenie zapotrzebowania na artykuły biurowe oraz ilości odpadów związanych z ich wykorzystaniem. Eliminacjadokumentów papierowych to również oszczędności związane z przygotowywaniem, wysyłaniem i zabezpieczaniem tej dokumentacji, a więc większa efektywność przedsiębiorstwa. Cyfrowy obieg dokumentów zapewnia także redukcję kosztów eksploatacji drukarek oraz usług pocztowych i kurierskich. W efekcie idea paperless przyczynia się do generowania niższego śladu węglowego, mniejszego zużycia energii, wody, a przy tym ograniczenia emisji CO2. Warto nieustająco podkreślać, że elektroniczny obieg dokumentów firmowych gwarantuje łatwiejsze zarządzanie procesami, zwiększone bezpieczeństwo danych, oszczędność czasu, co przekłada się na wzrost efektywności i wydajności biznesu.
Podcasty
Playlisty tematyczne
